Aplicativo Moniloc Web e Ferramenta Cotação de Fretes
Sistema de Agendamento Web e Ferramenta Cotação de Fretes implantado pela Moniloc Logística e Processos nas Unidades Operacionais da Yara Fertilizantes aprimora a experiência da Yara Brasil e do Cliente e trazendo eficiência aos processos.
Em 2021 estamos finalizando a implementação da primeira fase na Yara Brasil, do Aplicativo Moniloc – Agendamento Web e Moniloc – Ferramenta Cotacao de Fretes.
A ferramenta Moniloc Agendamento Web realiza o agendamento online e em tempo real da descarga de matéria prima e carregamento dos produtos para os Clientes nas 29 Unidades operacionais da Yara Brasil em praticamente todo território nacional.
A iniciativa inovadora da Yara Brasil, que surgiu no Programa Transformar, trouxe benefícios para todos os públicos envolvidos, e em especial aos nossos clientes, ao proporcionar uma experiência cada vez mais positiva.
Na prática, interfaceando com o SAP e Sistemas Legados, a ferramenta permite o aprimoramento da comunicação e a transparência ao possibilitar acompanhamento sincronizado do ciclo do veículo nas unidades através da ferramenta para clientes e transportadoras.
“Por meio de um processo integrado e colaborativo entre as áreas de Logística, Comercial, PCP, Fulfillment e Gestão de Carteiras, o aplicativo Moniloc Agendamento Web permitiu melhorarmos a forma de planejar e executar as demandas de abastecimento e atendimento das carteiras, ao otimizar rotinas e processos, trazendo ganhos de produtividade, confiabilidade, governança e agregamos valor ao negócio”, afirmam especialistas da empresa responsáveis pela iniciativa.
O projeto piloto foi na Unidade Sumaré, seguida das unidades Cascavel e Cubatão 5. Como qualquer mudança, a implementação foi um período de intenso trabalho e dedicação:
“A execução foi repleta de aprendizados, principalmente dos nossos processos internos e das oportunidades para otimizar outras rotinas, além do alcance da ferramenta”, afirmam analistas de Fulfillment que atuaram no desenvolvimento e testes em SUM e CUB.
Outros, ainda complementam que os sistemas integrados Agendamentos Web e Ferramenta Cotação de Fretes revolucionaram a forma de trabalho, demonstrando a abertura para o novo:
“A implantação dos Aplicativos Moniloc propõe uma mudança de mindset e de metodologia de trabalho”.
Assim, cientes da necessidade de um aplicativo inovador, web, e extremamente confiável e amigável para os usuários internos e externos, sanando diversos problemas relacionados a cadência de chegada de veículos, as equipes Yara Brasil e Moniloc aceitaram o desafio e se engajaram com muita responsabilidade para cumprir prazos e resultados.
“Fica evidente que houve mais disciplina nos métodos e rotinas de trabalho”, concluem analista de Logística, e acrescentam:
"Antes, recebíamos a programação por meio de planilhas e por e-mail, agora, está tudo em um só lugar".
Os números das implementações deixam clara a evolução.
Em Sumaré, o uso do agendamento web nos carregamentos subiu de 6%, em novembro de 2019 para 99% em abril deste ano.
Em Cascavel, atualmente, o sistema é utilizado em 95% dos carregamentos, e em Cubatão, 82% das operações logísticas são realizadas pelo aplicativo Moniloc Agendamento Web.
Na sequência e finalizado junto com o aplicativo Moniloc Agendamento Web, implantamos também a Ferramenta Moniloc Cotação de Fretes, para registrar negociações, bem como os valores de fretes de rotas previamente selecionadas, aumentando a transparência e eficiência dos fornecedores de transporte.
Isto significa que no processo anterior feito de forma manual, a Transportadora contratada pela Yara para fazer a entrega dos fertilizantes adquiridos pelos Clientes seguia o seguinte processo:
Pedido de Venda Contratação de Transportadora Carregamento Emissão de Nota Fiscal Percurso Entrega no Cliente e assinatura do Cliente no canhoto da Nota Fiscal.
No retorno do motorista para a base da Transportadora o motorista entregava o canhoto da Nota Fiscal para a contabilidade, que depois era enviado fisicamente para a Yara Brasil.
A Yara possuía uma equipe exclusiva analise física dos canhotos, um a um para analisar não conformidades, com a agravante de que os canhotos não eram padronizados.
Após conferencia manual, se tudo estivesse de acordo, era liberado para o Contas a Pagar efetuar o pagamento do frete para a Transportadora. Esse processo manual, via de regra, era de do mínimo 30 dias ou mais.
Atualmente com a implantação da Ferramenta Moniloc Cotação de Fretes, o processo foi agilizado sobremaneira, permitindo o pagamento à transportadora em poucos dias após a assinatura do Cliente no canhoto da Nota Fiscal.
Utilizando-se o Moniloc integrado ao Google OCR o processo de pagamento foi extremamente agilizado como mostrado abaixo.
Pedido de Venda > Contratação de Transportadora > Carregamento > Emissão de Nota Fiscal > Percurso > Entrega no Cliente e assinatura do recebedor no canhoto da Nota Fiscal Motorista fotografa o canhoto assinado Envia, via Whatsaap ou outra forma eletrônica, a foto do canhoto assinado para a matriz da Transportadora.
Neste momento o motorista pode seguir viagem, pois a comprovação da entrega está finalizada, permitindo que a Yara possa iniciar o processo de pagamento do transporte.
Em seguida, a Transportadora eletronicamente encaminha a foto com o canhoto assinado para a Yara.
O Moniloc Ferramenta Cotação de Frete integrado ao Google OCR, por semelhança, compara se todos os campos estão preenchidos corretamente, bem como legíveis.
Desta forma o aceite é liberado para o Contas a Pagar.
Caso o Moniloc não reconheça por semelhança (foto borrada ou ilegível, preenchimento incorreto, entre outros) que os dados estão incorretos, é enviado comunicado para o Gestor autorizado que existe não conformidade.
Após análise do documento eletrônico, o gestor libera ou não o processo de pagamento.
Se não, a Transportadora é informada que o pagamento ficará pendente até a comprovação efetiva que a mercadoria foi entregue e aceita.
Atualmente, a transportadora é a responsável pela gurda dos canhotos físicos por tempo determinado entre as partes.
Diante do exposto a cadeia logística teve ganhos significativos para o transportador, pois receberá o frete com maior brevidade, para a Yara, de forma antecipada, recebe a informação que o Cliente recebeu o produto no prazo estabelecido e para o Cliente, que encontra na Yara parceiro com muita confiabilidade, isto é: tem os processos sob controle, desde a compra até a entrega totalmente disciplinados, garantindo o produto certo na hora certa.
Apesar da pandemia da COVID-19, o plano de implantação foi reestruturado para processo totalmente online e segue com o roll out em todas as unidades contratadas.
(16) 3632-7295
comercial@moniloc.com.br